Разработка сценариев корпоративных праздников
Разумеется, корпоративный праздник, - маленькое ли это, сугубо в рамках отдела, мероприятие или же грандиозная вечеринка для спонсоров, лучших клиентов и партнеров, - это небольшая радость для тех, кто на него пришел и большая головная боль для тех, кто его организует. Продумывать надо все до мелочей: зону “велкам”, если таковая планируется, концепцию, костюмы, угощение, развлекательные мероприятия, ведущих – этим должен не один день заниматься специальный человек, при этом, желательно, чтобы он не был новичком в этой области и не занимался кроме этого вообще ничем. В противном случае, есть неплохая возможность упустить какую-нибудь важную деталь, способную “сломать” даже самый креативный сценарий корпоративного праздника.
Многие фирмы предпочитают не иметь собственного "эвент"-менеджера (специалиста по различным корпоративным мероприятиям, обычно такая должность присутствует только в крупных торговых сетях), а отдавать разработку и подготовку любых праздников на аутсорсинг. Что же это такое?
Аутсорсинг (от англ. Outsorsing внешний источник) – вынесение некоторые процессов работы организации за ее пределы, передача их ведения посторонним лицам или фирмам. Часто такими специализированными фирмами ведется бухгалтерия, паблик рилейшенс, транспортные услуги и многое другое. Классическим примером является разработка рекламы для какой-либо компании: даже если в штате есть собственный рекламный менеджер, разработку конечного рекламного продукта и его воплощение в конечной форме все равно поручает рекламному агентству. Это происходит потому, что подобный способ работы существенно экономит не только время, но и денежные средства.
Всегда лучше, если разработкой и воплощением в жизнь сценария любого корпоративного праздника занимаются профессионалы: они знают примерные расценки на аренду помещений и выступления аниматоров, где купить дешевые воздушные шарики и какие служебные инстанции надо уведомлять в случае, если Вам захочется устроить огненное шоу на столе генерального директора фирмы.
Существуют определенные рекомендации для заказчиков подобного рода услуг, в зависимости от того количества денег, которое они планируют потратить. Опытный эвент-менеджер всегда подскажет, от чего можно отказаться, а на чем экономить категорически нельзя. И что лучше проводить мероприятие не такое объемное по времени, чем “урезать” время работы конферансье или выбрать менее дорогие продукты для меню.
Скорее всего, если Вы обратитесь в специализированное эвент-агентство, разработкой сценария для Вашего праздника будет заниматься один человек, а уже воплощать – другой. Поэтому, если у Вас имеются какие-либо особые пожелания и рекомендации по поводу оформления мероприятия (скажем, особо важный гость категорически не приемлет клоунов в любых их формах: от живых до игрушечных; или же праздновать Вам хочется исключительно на свежем воздухе) лучше высказывать заранее. Не забудьте проследить, чтобы их либо внесли в специальное техническое задание, либо сами предоставьте их в письменной форме. Ответственный менеджер всегда будет информировать Вас о том, как продвигается разработка сценария и сколько времени осталось до предоставления готового варианта.
Не забудьте, что сценарий – это всего лишь описание предполагаемых событий. Совсем другое дело – смета, которую Вам представители агентства обязаны предоставить вместе с ним. Из той суммы, которую Вы предполагаете потратить на праздник (арки из шариков, надувные фигуры, сувенирная продукция, развлекательная часть и т.д.), определенная доля – оплата сотрудников работающей с Вами организации. Соответственно, готовьтесь к тому, что на сам праздник придется потратить гораздо меньше.
Также следите за выбранным форматом мероприятия. Для неофициального праздника это может быть выезд на природу, круиз, концерт какой-либо группы (от исполнителей с мировыми именами, до локальных звезд). Для официальных приемов, проводимых, например, в залах дворцов или крупных ресторанов это может быть white, black, brown etc party, где цвет одежды гостей должен соответствовать названию мероприятия. Летом прекрасно подойдут коктейльные вечеринки или катания на речных пароходах.
Разумеется, если Вам хочется подготовить что-нибудь необычное, чего не было до сих пор ни у Вас, ни у Ваших конкурентов, всегда можно будет подобрать “игровой” сценарий, если, конечно, он подходит под информационный повод планируемого Вами мероприятия. Скажем, это будет прекрасный способ отметить день рождения сотрудника фирмы или выход нового продукта, но вот для солидных потенциальных инвесторов лучше подготовить более традиционную банкетную зону.
Расценки на претворение в жизнь “игровых” сценариев хороши тем, что они более гибкие, нежели стоимость стандартного фуршета. На одного аниматора меньше, меньше специфического оборудования, отсутствие логотипов на декоре – и стоимость может пусть и не существенно, но понизиться. И всегда предупреждайте, чего не должно быть в подобном виде сценариев. Если Вам предлагают разыграть убийство главного бухгалтера, представив подозреваемыми приглашенных людей, предупреждайте, стоит ли изображать его кровавым и делать это максимально правдоподобно. Не исключено, что у кого-то из гостей может оказаться слабым сердце – и тогда “игровой” сценарий рискует превратиться в самый настоящий. Предупреждайте жертв “похищения” заранее или при розыгрыше сцены из вестерна особое внимание уделяйте подбору актеров и костюмов.
И последнее: никогда не забывайте о хорошем конферансье, способном “прикрыть” собой нежелательные паузы между выступлениями актеров или ведущем праздничной церемонии. Актеры и номинанты тоже люди – они могут опоздать или вовсе не явиться по уважительной причине. И любое, даже очень дорогое мероприятие, рискует “провалиться”, если внимание людей будет потеряно из - за нежелательных пауз.
